個人情報保護方針
個人情報保護に関する当社の理念
当社は、ソフトウエア受託開発、ASP事業、ネット販売事業及びレンタルサーバ事業を行う者として、また社員の雇用を預かる立場の者として、不特定多数の個人情報を扱うことについての社会的責任を充分認識し、情報主体の権利や個人情報の保護にお客様との信頼関係を損なうことのないよう、全社を挙げて取り組むことを宣言します。
- 個人情報は、ソフトウエア受託開発、ASP事業、ネット販売事業及びレンタルサーバ事業並びに社員の雇用や人事管理上、必要な範囲に限定して取得・利用を行います。また目的外利用は一切行わないと同時に、これらを防止するための効果的な対策を実施します。
- 個人情報の取り扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
- 個人情報の取り扱いや当社の個人情報保護マネジメントシステムに対する、本人からの苦情や相談を受け付け、迅速・的確に対応します。また、そのための体制を整備します。
- 個人情報の漏えい、滅失、又はき損等の防止に関しては、合理的な安全対策を講じ、最新の技術動向に併せた経営資源を投入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させます。また、是正を継続的に実施します。
- 本人のニーズ、最新のIT技術の動向を踏まえ、個人情報保護マネジメントシステムを適時・適切に見直し、その改善を継続的に行ないます。
- 本方針は全社員に周知させます。また、社員への教育啓発に努め、個人情報保護に対する意識の向上を図ります。
<個人情報苦情相談窓口>
- 株式会社システムフレンド 個人情報担当窓口 担当：寺西
- 電話：082-943-9530 FAX：082-943-9531（受付時間：9:00～17:30）
- E-mail:privacy@systemfriend.co.jp
改定日 2022年7月1日
株式会社システムフレンド 代表取締役社長 朝山 俊雄
個人情報の取扱いについて
1. 個人情報取扱事業者の名称・住所・代表者の氏名
- 名称：株式会社システムフレンド
- 住所：広島県広島市佐伯区五日市駅前1-11-20
- 代表者の氏名：朝山 俊雄
2. 取得した個人情報の取扱いについて
当社では、取得した個人情報を厳正な管理の下で保管し、当該個人情報への不正アクセス、漏洩、滅失、又はき損に対して適切な予防措置を実施しております。当社の個人情報保護管理者は、以下のとおりです。
- 株式会社システムフレンド 個人情報保護管理者：寺西
- 電話：082-943-9530 FAX：082-943-9531（受付時間：9:00～17:30）
- E-mail:privacy@systemfriend.co.jp
3. 個人情報の利用目的について
取得した個人情報の利用目的は、以下のとおりです。あらかじめご本人の同意を得ることなく、各目的の達成に必要な範囲を超えた利用を行いません。
【開示対象の個人情報】
- お取引先様（当社に業務を依頼されるお客様・協力事業者様）に関する個人情報
- お取引に関する協議・契約締結、契約管理のため。
- お取引や業務に関する連絡事務のため。
- お取引に基づく入金確認、振込手続その他の経理事務のため。
- 契約の履行、履行請求のため。
- お取引後のアンケート実施・所定のアフターサービス実施のため。
- 当社商品・サービスのご案内を含む、当社事業活動に関する情報ご提供のため。
- 当社へ入社希望される方の個人情報
- 会社情報等の採用選考に関する情報のご提供やご連絡のため。
- 採用選考、選考に必要なご連絡、選考結果ご通知のため。
- 採用決定後の人事・労務に関する事務連絡及び入社に関する資料送付・情報送信のため。
- 当社へ来社される方の個人情報
- 当社セキュリティ確保を目的とした入退室記録管理のため。
- 当社へお問い合わせされる方に関する個人情報
- お問い合わせへの回答のため。
- お問い合わせの目的に応じた利用目的（本項目のａからfに規定しています）のため。
- 社員の個人情報
- 当社事業上の業務に関する事務連絡のため。
- 人事・労務管理のため。
- 株主の個人情報
- 株主名簿の作成・管理を含む、株主管理のため。
- 法に基づく権利の行使・義務の履行のため。
- 株主としての地位に対する便宜供与のため。
【開示対象外の個人情報】
- お取引先様からテストデータとしてお預かりする個人情報
- お取引先様から依頼を受けて行うシステム開発、保守その他の契約履行で用いた個人情報は開示対象外とします。
4. 個人情報の安全管理措置について
- 基本方針の策定
個人データの適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問及び苦情処理の窓口」等についての基本方針（上記「個人情報保護に関する当社の理念」）を策定しています。
- 個人データの取扱いに係る規律の整備
個人データの取得、利用、保存等を行う場合の取扱い方法、各担当者・責任者の任務等について、取扱規程を策定しています。
- 組織的安全管理措置
個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取扱う従業者及び、当該従業者が取扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡対応を整備しています。
個人データの取扱い状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や第三者による監査を実施しています。 - 人的安全管理措置
個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修等を実施しています。
個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載しています。 - 物理的安全管理措置
個人データを取扱う区域において、従業者の入退室管理を行うとともに、権限を有しない者による閲覧を防止する措置を講じています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、機器や電子媒体を移動させる場合は、暗号化等、容易に個人データが判明しないようにするための措置を講じています。
個人データが記録された機器、電子媒体及び書類等を廃棄する場合は、容易に復元することができない手段を採用しています。 - 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
個人データを取扱う情報システムを安全に利用し、外部からの不正アクセス等から保護するための仕組みを導入しています。 - 外的環境の把握
個人データを保管しているアメリカ合衆国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施しています。（一部の個人データのバックアップ等をクラウドサービスの外国のリージョン上に保管する場合があります）
さらに、これらの安全管理措置が適切に講じられていることを担保するため、第三者機関によるプライバシーマーク認証やISMS認証を取得し、継続的に個人情報保護体制を維持、改善していきます。
5. 個人情報の第三者提供について
当社はご提供を受けた個人情報を適切に管理し、あらかじめご本人の同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。
- 法令に基づく場合
- 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき。
6. 「開示等の求め」に応じる手続きについて
当社は、保有個人データ及び第三者提供記録に関するご本人（正式な委任を受けた代理人を含みます）による以下の各請求等に応じるものといたします（合理的な理由により応じられない旨の通知となる場合を含みます）。
- 保有個人データの開示の請求
- 第三者提供記録の開示の請求
- 保有個人データの訂正の請求
- 保有個人データの追加の請求
- 保有個人データの削除の請求
- 保有個人データの利用停止又は消去
- 保有個人データの第三者提供の停止
請求の具体的な方法及び請求に必要な書面の様式につきましては、「保有個人データの開示等に関する請求手続き」をご覧ください。尚、開示の請求及び利用目的の通知の請求につきましては有料とさせていただきます。
7. 個人情報の提供の任意性について
個人情報を提供されるか否か、また、提供の範囲については、ご本人の判断にお任せしますが、上記「３．個人情報の利用目的について」に定める各目的遂行のために必要な情報についてご提供がない場合、その目的が十分に達成されない可能性や、サービス等のご提供可能な範囲が制限される可能性があります。
お問い合わせについて
個人情報に関するお問い合わせにつきましては、以下に定める「個人情報保護に関するお問い合わせ窓口」までお願いいたします。
尚、苦情に関しては、以下に記載の「当社が所属する認定個人情報保護団体」にお問い合わせいただくことも可能です。
個人情報保護に関するお問い合わせ窓口
- 株式会社システムフレンド 個人情報担当窓口 担当：寺西
- 電話：082-943-9530 FAX：082-943-9531（受付時間：9:00～17:30）
- E-mail:privacy@systemfriend.co.jp
当社が所属する認定個人情報保護団体
- 一般財団法人 日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
- 所在地：〒106-0032 東京都港区六本木1－9－9 六本木ファーストビル12F
- 電話：03-5860-7565 もしくは：0120-700-779
制定日 2007年12月10日
改訂日 2022年9月8日